Comment optimiser son temps : guide de priorisation des tâches

Dans un monde où le temps est une ressource précieuse, bien organiser ses tâches est essentiel pour gagner en efficacité et en sérénité. Savoir prioriser permet d'éviter la surcharge mentale et d'améliorer sa productivité. Voici des modèles pour optimiser votre temps au quotidien.

1. La matrice d’Eisenhower : urgent, important, peut attendre, à déléguer

Popularisée par le président Dwight D. Eisenhower, cette matrice permet de classer ses tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Comment l'appliquer ?

Divisez vos tâches en quatre catégories :

• Important et urgent : À traiter immédiatement (ex : une deadline imminente, une urgence client).
• Important mais non urgent : À planifier (ex : formation, stratégie à long terme).
• Urgent mais non important : À déléguer (ex : certaines réunions, tâches administratives).
• Ni urgent ni important : À éliminer ou à réduire (ex : navigation excessive sur les réseaux sociaux).

2. Prioriser en fonction de la valeur ajoutée

Toutes les tâches n’ont pas le même impact. Concentrez-vous sur celles qui apportent le plus de valeur.

Comment faire ?

1. Identifiez les tâches à forte valeur ajoutée : celles qui ont un impact direct sur vos résultats (ex : développement d’un projet stratégique).
2. Définissez des seuils de priorité : privilégiez les 20% de tâches qui génèrent 80% des résultats (principe de Pareto).
3. Automatisez ou déléguez les tâches à faible valeur (ex : gestion des e-mails standards).

Par exemple, si vous êtes entrepreneur, focalisez-vous sur la création de valeur : développement produit, relation client, innovation. Déléguez les tâches comme la comptabilité ou l’administratif si possible.

3. Structurer sa journée en fonction des rythmes biologiques

Notre énergie fluctue au cours de la journée. Adaptez vos tâches à votre chronobiologie.

Modèle d’organisation optimal

• Matin (8h - 12h) : Période de forte concentration → Tâches complexes et créatives (deep work, rédaction, analyse).
• Début d’après-midi (13h - 15h) : Énergie basse → Tâches légères (e-mails, réunions, administratif).
• Fin d’après-midi (16h - 18h) : Énergie modérée → Tâches collaboratives (brainstorming, discussions stratégiques).

En appliquant ces méthodes, vous pourrez mieux gérer votre temps, réduire votre stress et améliorer votre productivité. Testez ces modèles et adaptez-les à votre rythme pour un quotidien plus efficace !

Par Candice Lhomme